Vergaderingen kunnen een hele uitdaging zijn. Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich concentreert en de best mogelijke resultaten behaalt? Het antwoord ligt in het creëren van de juiste omgeving voor uw vergadering. Het is geen geheim dat succesvolle vergaderingen meestal op meer dan één locatie worden gehouden. Zelfs als u een klein team hebt, is de kans groot dat er meerdere mensen aanwezig moeten zijn om uw vergadering productief te laten zijn. Zo zullen telewerkers waarschijnlijk ook videoconferentiesoftware gebruiken om met anderen in contact te komen. Er zijn veel voordelen aan het houden van uw vergaderingen op meerdere locaties in plaats van ze op één centrale locatie te laten plaatsvinden. Dit is waarom het zo beter werkt:
Iedereen heeft dezelfde informatie aan het eind van de vergadering.
Als iedereen in dezelfde ruimte is, wordt informatie op dezelfde manier uitgewisseld. Dat is de aard van een face-to-face vergadering – hoeveel mensen er ook in de kamer zijn, slechts één persoon ziet elkaar. Voor iemand vooraan in de kamer, iemand achteraan in de kamer en iemand in het midden van de kamer ziet iedereen er hetzelfde uit. Tenzij je midden in het gesprek zit, zul je nooit weten welke informatie de ander ontvangt.
De oplossing hiervoor is uw vergadering op twee of meer plaatsen te houden. Aan het begin van de vergadering laat u de deelnemers op afstand deelnemen aan de vergadering via telefoon of videoconferentiesoftware. Als iedereen aanwezig is, kunnen ze hun informatie presenteren en vervolgens kan de vergadering zo worden gehouden dat zowel de deelnemers op afstand als de deelnemers in persoon dezelfde informatie kunnen zien en horen.
Meerdere locaties betekenen dat iedereen een bijdrage kan leveren.
Wanneer een vergadering op slechts één locatie wordt gehouden, is het vanzelfsprekend dat deelnemers meer controle over de vergadering hebben. Ze voelen zich meer op hun gemak om de vergadering te leiden omdat zij degenen zijn die hem hebben georganiseerd. En van alle deelnemers op afstand zullen zij natuurlijk de leiding van de vergadering willen hebben. Zij willen degene zijn die de context en de agenda creëert en de informatiestroom controleert. Wanneer een vergadering op meerdere locaties wordt gehouden, kunnen deelnemers zich meer op hun gemak voelen om anderen in de vergadering de leiding te laten nemen. Ze zullen zien dat anderen andere vaardigheden hebben dan zijzelf en dat die vaardigheden waardevol kunnen zijn voor de vergadering. Met een beetje moeite kunnen die deelnemers op afstand een enorme aanwinst zijn voor de vergadering.
Hoe goed je ook bent voorbereid, je zult altijd gehaast zijn. Het is zelfs waarschijnlijk dat u geen tijd hebt om fatsoenlijk te lunchen of een koffiepauze te nemen voordat de vergadering begint. Maar met meerdere locaties hebben mensen de tijd om hun pauzes af te maken, een maaltijd te eten of even de benen te strekken. Dit heeft een aantal voordelen. Ten eerste geeft het deelnemers op afstand een pauze van het zitten voor een computerscherm. Ten tweede geeft het deelnemers in persoon meer tijd om op te warmen en de inhoud van de vergadering in zich op te nemen.
Conclusie
Vergaderingen zijn een uitdaging. Ze kunnen vele vormen aannemen, maar geen enkele zal succesvol zijn als mensen zich niet op hun gemak voelen. Een vergadering op slechts één locatie kan voor sommige deelnemers moeilijk te volgen zijn. Een vergadering op meerdere locaties daarentegen kan ieders expertise ter tafel brengen en iedereen de kans geven een bijdrage te leveren.
Succesvolle vergaderingen zijn ook productiever als mensen tijd hebben om te eten en de benen te strekken voordat de vergadering begint, als deelnemers op afstand meer vragen kunnen stellen en u de duur van de vergadering kunt verlengen zodat iedereen de informatie volledig kan verwerken, en als mensen zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en bij te dragen.